Pochopenie celkových nákladov na vlastníctvo Salesforce pre neziskové organizácie

Keď vaša nezisková organizácia zvažuje prijatie novej technológie, je veľmi dôležité nastaviť správne očakávania. Jedným z kľúčových aspektov je pochopenie celkovej potrebnej investície – nielen z hľadiska počiatočných nákladov, ale aj priebežných zdrojov potrebných na efektívne fungovanie technológie. Toto komplexné posúdenie priamych aj nepriamych nákladov je známe ako „celkové náklady na vlastníctvo“ (TCO). Poďme sa zahĺbiť do toho, čo TCO znamená, keď ide o Salesforce pre neziskové organizácie, a ako môžete pripraviť svoju organizáciu na úspešnú implementáciu.

Salesforce pre neziskové organizácie: Viac ako len softvér

Je ľahké považovať Salesforce pre neziskové organizácie len za softvér, ktorý spravuje údaje, podporuje procesy a uľahčuje spoluprácu. Hoci je to do istej miery pravda, Salesforce je oveľa viac ako len aplikácia – je to platforma. A rovnako ako základy domu, aj to, čo na Salesforce postavíte, ho robí skutočne výkonným.

Na rozdiel od tradičných aplikácií, ktoré sú predpripravené na špecifické úlohy, ako je riadenie podujatí alebo koordinácia dobrovoľníkov, Salesforce je flexibilná platforma, ktorá vám umožňuje vytvárať vlastné riešenia prispôsobené jedinečným potrebám vašej neziskovej organizácie. Hoci Salesforce pre neziskové organizácie obsahuje mnoho aplikácií pripravených na použitie, máte možnosť prispôsobiť a rozšíriť jeho funkcie podľa toho, ako sa vaša organizácia vyvíja.

Toto prispôsobenie však so sebou prináša aj vlastné povinnosti. Vaša organizácia musí investovať čas a zdroje na určenie toho, čo potrebujete, vyvinúť riešenia a efektívne ich implementovať. Nie je to také jednoduché ako otočiť vypínač a očakávať, že Salesforce bude fungovať dokonale po vybalení z krabice. Namiesto toho k tomu môžete pristupovať ako k rastúcemu procesu, v ktorom sa platforma časom prispôsobí vašim potrebám.

Okrem vlastných riešení ponúka Salesforce prístup k rozsiahlemu trhu s názvom AppExchange. Tu môžete nájsť aplikácie tretích strán, ktoré sa bez problémov integrujú so Salesforce a pridávajú funkcie, ako je spracovanie platieb, generovanie dokumentov a hodnotenie bohatstva. Využitím týchto nástrojov môžete vytvoriť ekosystém na mieru, ktorý čo najefektívnejšie podporí poslanie vašej neziskovej organizácie.

Tím, ktorý stojí za technikou

Implementácia robustnej platformy, akou je Salesforce pre neziskové organizácie, nie je práca pre jedného človeka. Vyžaduje si tímové úsilie, do ktorého sa zapájajú rôzne úrovne vašej organizácie. Ak plánujete implementáciu zveriť dobrovoľníkovi alebo stážistovi, možno je čas to prehodnotiť. Úspešné zavedenie Salesforce si vyžaduje angažovanosť celej vašej organizácie, od vedenia až po zamestnancov v prvej línii.

Tu je prehľad kľúčových úloh, ktoré je potrebné zapojiť do úspešnej implementácie Salesforce:

• Vedúci pracovníci: Kľúčový je súhlas vedenia. Vedúci pracovníci musia presadzovať víziu, prideľovať zdroje a zabezpečiť prijatie v rámci celej organizácie. Ich podpora je kľúčom k prekonaniu prekážok a udržaniu dynamiky počas celého projektu.
• Správca systému: Správca systému Salesforce je zodpovedný za každodennú správu platformy. Patrí sem konfigurácia nastavení, poskytovanie podpory používateľom, udržiavanie integrity údajov a podpora prijatia. V prípade menších organizácií môže túto úlohu vykonávať niekto, kto už nosí viacero klobúkov. Vo väčších neziskových organizáciách však možno budete potrebovať špecializovaného administrátora, ktorý si vytvorí hlboké odborné znalosti a zabezpečí bezproblémovú prevádzku.
• Výkonní používatelia: Ide o zamestnancov z rôznych oddelení, ako sú vývoj, programy a prevádzka, ktorí budú pravidelne používať Salesforce. Zohrávajú kľúčovú úlohu pri definovaní organizačných procesov, poskytovaní spätnej väzby a presadzovaní prijatia platformy v rámci svojich tímov.

V závislosti od zložitosti vášho projektu Salesforce môžete potrebovať ďalšie role, ako napríklad projektových manažérov, dátových analytikov alebo IT špecialistov. Zapojenie týchto troch rolí – vedúcich pracovníkov, administrátorov a výkonných používateľov – je však nevyhnutné pre každú úspešnú implementáciu.

Kedy treba zavolať odborníkov

Salesforce pre neziskové organizácie je navrhnutý tak, aby bol používateľsky prívetivý, s mnohými výkonnými funkciami dostupnými hneď po vybalení. Napriek intuitívnemu dizajnu však zložitosť platformy a široké možnosti prispôsobenia môžu spôsobiť, že implementácia bude náročná. Preto sa mnohé neziskové organizácie rozhodnú spolupracovať s poradenskou firmou, ktorá sa špecializuje na Salesforce.

Konzultační partneri majú bohaté skúsenosti s výberom, implementáciou a podporou riešení Salesforce. Pomôžu vašej organizácii zorientovať sa v zložitosti platformy a zabezpečia, aby ste zo svojej investície vyťažili maximum. Spolupráca s konzultačným partnerom môže výrazne zvýšiť šance na úspešné dlhodobé prijatie, čo umožní vášmu tímu sústrediť sa na to, čo robíte najlepšie – na služby vašej komunite.

Salesforce má sieť certifikovaných implementačných partnerov, ktorí majú skúsenosti s prácou s neziskovými organizáciami. Títo partneri vám pomôžu prejsť procesom nastavenia, prispôsobiť platformu vašim špecifickým potrebám a poskytovať priebežnú podporu, aby sa vaša inštancia Salesforce vyvíjala spolu s vašou organizáciou.

Rozpočtovanie nad rámec základov

Aj napriek veľkorysému zľavovému programu Salesforce Power of Us License, ktorý oprávneným neziskovým organizáciám ponúka 10 bezplatných licencií Lightning Enterprise Edition, je potrebné pri zostavovaní rozpočtu na implementáciu Salesforce zvážiť ďalšie náklady.

Tu je niekoľko výdavkov, na ktoré treba pamätať:

• Licenčné poplatky: Okrem úvodných 10 bezplatných licencií môžete potrebovať ďalšie licencie v závislosti od veľkosti a potrieb vašej organizácie. Každá osoba, ktorá potrebuje prístup k Salesforce, bude potrebovať vlastnú licenciu a niektoré špecifické funkcie môžu vyžadovať rôzne typy licencií.
• Poplatky za podanie žiadosti treťou stranou: Ak sa rozhodnete rozšíriť Salesforce o aplikácie z AppExchange, pripravte sa na možné licenčné poplatky spojené s týmito aplikáciami.
• Personálne náklady: Personálne náklady sa môžu zvýšiť, či už ide o školenie existujúcich zamestnancov alebo o prenájom špecializovaného administrátora Salesforce. Investícia do správnych talentov na správu a údržbu inštancie Salesforce je kľúčová pre dlhodobý úspech.
• Poplatky za poradenstvo: Ak sa rozhodnete spolupracovať s implementačným partnerom, jeho služby budú spoplatnené. Táto investícia sa však často vráti v podobe rýchlejšieho a efektívnejšieho nastavenia a lepších výsledkov z dlhodobého hľadiska.

Neziskové organizácie často pracujú s obmedzenými zdrojmi, preto je veľmi dôležité pristupovať ku každému veľkému projektu, ako je napríklad implementácia Salesforce, s jasnou predstavou o celkových nákladoch na vlastníctvo. Plánovaním dopredu, zapojením správnych členov tímu a zvážením potenciálnych dodatočných nákladov môžete zabezpečiť, aby vaša organizácia bola dobre pripravená využiť plný výkon Salesforce pre neziskové organizácie. Tento premyslený prístup vám pomôže vyhnúť sa bežným nástrahám a pripraviť pôdu pre úspešné prijatie, ktoré posunie vaše poslanie vpred.