Centralizácia údajov, správa údajov a výhody jednej platformy

Digitálna transformácia je pojem, ktorý používa veľké množstvo ľudí, či už v súkromnom alebo verejnom sektore. Donedávna to väčšina spoločností a inštitúcií nepovažovala za prioritu. Globálna pandémia bola impulzom, ktorý nám všetkým ukázal, aká dôležitá je online prítomnosť. O význame digitálnej transformácie si môžete prečítať v našom predchádzajúcom blogu [1].

Hoci digitálna transformácia je široká téma, v tomto blogu sa zameriam skôr na jej čiastkové témy – centralizáciu údajov, správu údajov a výhody jednotnej platformy, ktoré majú významný vplyv na naše podniky a ich možnosti.

Centralizácia údajov

Ak sú údaje na viacerých miestach, je pre tímy ťažké odpovedať aj na tie najjednoduchšie otázky. Rozdielne alebo neúplné údaje môžu zároveň ochromiť inovácie a brániť firme v tom, aby bola na špičke vo svojom odbore [2]. Na druhej strane, centralizované údaje v rámci celej spoločnosti môžu zabezpečiť, že každý tím nájde spoľahlivé a konzistentné údaje, čo pomôže zvýšiť produktivitu, optimalizovať spoluprácu a zlepšiť možnosti rozhodovania. Centralizácia tiež umožňuje zamestnancom efektívnejšie pracovať s produkciou údajov a mať viac možností ich analýzy [3].

Centralizácia údajov eliminuje dátové silá tým, že zhromažďuje všetky informácie na jednom dostupnom mieste. Existencia jedného miesta skracuje čas potrebný na zber údajov, porovnanie viacerých zdrojov a eliminuje možnosť vzniku protichodných informácií [3]. Správa údajov a dohľad sú dôležité na zabezpečenie zodpovednosti, kontrolu prístupu a optimalizáciu bezpečnosti. Dohľad môže posilniť bezpečnosť pred kybernetickými útokmi, krádežou údajov a potenciálnymi internými problémami zavedením zásad ukladania, archivácie a zálohovania. Okrem toho transparentnosť a efektívnosť práce napomáha rastu podniku [4].

Správa údajov

Správa údajov je nepretržitý proces zhromažďovania, organizovania, zabezpečovania a ukladania podnikových údajov, ktoré možno použiť na rôzne obchodné rozhodnutia. Riešenia na správu údajov sa stávajú nevyhnutnými na orientáciu v obrovskom množstve údajov, ktoré podniky vytvárajú a používajú čoraz rýchlejšie [5].

Vďaka efektívnej správe údajov môžu ľudia v spoločnosti nájsť spoľahlivé údaje a získať k nim prístup. Výhody efektívneho procesu správy údajov sú prehľadnosť, spoľahlivosť, škálovateľnosť a bezpečnosť [5].

Viditeľnosť podnikových údajov možno zvýšiť vhodnou správou údajov, ktorá pomáha zamestnancom rýchlo nájsť správne údaje. Umožňuje tiež vyššiu produktivitu a štruktúrovanosť organizácie, vďaka čomu môžu ľudia nájsť údaje a vynaložiť maximálne úsilie [5].

Spoľahlivosť správy údajov minimalizuje potenciálne problémy stanovením procesov a politík a zároveň vzbudzuje dôveru v údaje, ktoré sa používajú pri rozhodovaní spoločnosti. Spoľahlivé a aktuálne údaje pomáhajú spoločnostiam efektívnejšie reagovať na potreby zákazníkov a zmeny na trhu [5].

Správa údajov sa môže použiť na efektívne škálovanie udalostí súvisiacich s údajmi a ich používaním prostredníctvom opakovateľných procesov, ktoré udržiavajú údaje a metadáta aktuálne. Jednoduché a opakovateľné procesy pomáhajú spoločnosti minimalizovať náklady na duplicitu (t. j. opakované vykonávanie rovnakého výskumu alebo dopytov) [5].

Správa údajov zvyšuje bezpečnosť vašej spoločnosti pred stratou, krádežou a porušením ochrany údajov. Silné zabezpečenie údajov je dôležité, aby bolo možné získať zálohu v prípade, že hlavný zdroj nie je k dispozícii. Bezpečnosť je ešte dôležitejšia, ak vaša spoločnosť uchováva osobné údaje, ktoré si vyžadujú osobitnú správu, aby boli v súlade so zákonmi a predpismi [5].

Jedna platforma a jej výhody

Riešenie na jednej platforme je krokom v už spomínanom smere – centralizácia údajov a nástroje na ich správnu správu. Na výber je mnoho možností, ktoré sa často ponúkajú v rámci modelu predplatného a ktoré možno ľahko aktualizovať alebo znížiť.

Vo väčšine scenárov výhody platformy typu „všetko v jednom“ prevažujú nad negatívami (pre väčšinu spoločností). Tieto platformy ponúkajú viac funkcií a možností v rámci integrovaného balíka. V porovnaní so špecializovanými systémami, ktoré často ponúkajú len špecifické funkcie, poskytujú platformy typu „všetko v jednom“ kompletný balík s konsolidovanými technologickými znalosťami [6].

Centralizovaná platforma má len jedno prihlásenie a používa jeden zdroj údajov. Zvyšuje bezpečnosť, pomáha pri vykazovaní, používaní, zdieľaní údajov a umožňuje manažmentu mať úplnú kontrolu nad údajmi [7].

Jednou z najdôležitejších výhod je centralizovaný cloudový server, ktorý umožňuje zhromažďovať, prijímať a analyzovať údaje z jedného zdroja. Eliminovať potrebu prepínania medzi programami, servermi atď. Ušetrí vám veľa bolesti hlavy a zároveň zvýši bezpečnosť a rýchlosť vašej práce [7].

Ďalšou výhodou prístupu platformy „všetko v jednom“ je zjednotenie všetkých, ktorí s ňou pracujú. Všetci majú k dispozícii rovnaké základné údaje, na ktorých môžu spolupracovať, čo pomáha pri práci v rôznych kanceláriách alebo oddeleniach [8].

Nemožno opomenúť zníženie nákladov a zvýšenie príjmov, ktoré možno dosiahnuť prostredníctvom jednotnej platformy a zvýšenej efektívnosti. Môžete bezpečne ušetriť peniaze tým, že nebudete potrebovať viacero predplatných od rôznych dodávateľov [7]. Spoločnosti môžu tiež znížiť náklady implementáciou modulov platformy namiesto nového systému pre jej špecifické použitie [6].

S rastom podniku existuje možnosť, že neprepojený systém by mohol obmedziť schopnosť spravovať také veľké množstvo údajov. Holistický pohľad na jednu platformu vám pomôže ľahšie integrovať nové procesy a reagovať na očakávané aj neočakávané zmeny [7]. Nie je potrebné zavádzať ďalších správcov a školiť ich na iný softvér [8]. Konzistentná architektúra pomáha IT profesionálom sledovať zmeny, ktoré je potrebné vykonať. Podobne je pre zamestnancov jednoduchšie meniť činnosti a učiť sa nové funkcie v rámci jednej platformy, pretože je založená na známom používateľskom rozhraní [6].

Aj keď sa vám snažím ukázať výhody centralizovaných, dobre spravovaných údajov v rámci jednej platformy, všetko závisí od vášho rozhodnutia a potrieb vašej spoločnosti. Zmena bude dobrá, ak bude mať dôvod, neodporúčam zmenu pre zmenu. Ak stále nie ste rozhodnutí, skúste si urobiť širší prehľad a nebojte sa produkty vyskúšať a otestovať – mnohé z nich majú bezplatné skúšobné verzie.

Zdroje:

1. https://www.anodius.com/en/digital-transformation-begins-ends-customer/
2. https://www.integrate.io/blog/top-5-reasons-to-centralize-data/
3. https://www.datarails.com/centralization-for-bottom-line/
4. https://ubsapp.com/data-centralization-5-ways-to-centralize-data/
5. https://www.tableau.com/learn/articles/what-is-data-management
6. https://www.dbta.com/Editorial/Trends-and-Applications/Advantages-of-Going-All-In-On-a–Platform-Versus-Diversifying-149032.aspx
7. https://fleetroot.com/blog/7-benefits-of-using-a-single-unified-platform/
8. https://www.placetechnology.com/a-one-platform-approach/

Vojtech Landa, konzultant CRM