Ako šetriť čas a zvyšovať efektivitu obchodníka

Aby bol obchodník efektívny a nestrácal čas zbytočným klikaním v neintuitívnom systéme, je potrebné, aby mal k dispozícii nástroje, ktoré mu prácu maximálne zjednodušia a pokiaľ je to možné zautomatizujú procesy kde sa len dá.

V tomto blogu sa pozrieme na niekoľko vybraných nástrojov a funkcionalít, ktoré sú k dispozícii v Sales Cloude od Salesforce a významným spôsobom môžu zefektívniť činnosť obchodníka.

Prvým z nástrojov, ktoré pomôžu s orientáciou v systéme, je Homepage. Svoju úvodnú stránku uvidíme hneď po prihlásení do systému a je teda zrejmé, že ak si ju správne prispôsobíme, môžeme si tak uľahčiť a zrýchliť prístup k informáciám, ktoré nás najviac zaujímajú. Možnosti konfigurácie Homepage sú široké a môžeme si v podstate vytvoriť úplne ľubovoľnú úvodnú stránku podľa svojich predstáv. Ihneď po prihlásení potom máme prehľad napr. o obchodných prípadoch, leadoch, oportunitách, zistíme aké nás čakajú ďalšie úlohy, telefonáty, schôdzky. Užívateľ si môže prispôsobiť Homepage podľa svojho uváženia v prehľadnom konfiguračnom prostredí metódou drag-and-drop, bez nutnosti ovládať programovanie alebo skriptovanie. Môžeme jednak upravovať existujúcu Homepage, alebo vytvoriť úplne novú a pôvodnú nahradiť.

Lead scoring – hodnotenie Leadov

Lead scoring je proces, kedy je jednotlivým leadom pridelené určité bodové skóre v závislosti na tom, aká je pravdepodobnosť, že daný prípad bude úspešne dovedený ku konverzii leadu na príležitosť (Oportunity) a následne k uzatvoreniu obchodu. Pre toto hodnotenie môžeme zvoliť klasický manuálny postup, ktorý obsahuje zvyčajne komplexnú analýzu obchodných prípadov a definovanie tzv. „Buyer persona“ – teda model ideálneho zákazníka. Nasleduje porovnávanie vybraných parametrov našich Leadov s parametrami nášho modelu ideálneho zákazníka a ako výstup dostaneme buď vyššiu zhodu, teda väčšiu pravdepodobnosť úspechu v danom prípade, alebo naopak menšiu zhodu. Na základe takejto analýzy máme podklad pre prioritizáciu určitých Leadov, kde je najväčšia pravdepodobnosť úspešného uzatvorenia obchodu.

Ďalšou možnosťou je tento proces nejakým spôsobom automatizovať. Napríklad využiť funkcionalitu dostupnú v Sales cloude od Salesforce, nazvanú Einstein Lead Scoring. V takom prípade totiž postačí túto funkcionalitu aktivovať a počkať, až systém urobí analýzu za nás a zobrazí nám len finálne hodnotenie leadov. Takže žiadne manuálne vytváranie pravidiel na hodnotenie, žiadne vytváranie modelu “buyer persona”. Všetko prebehne automatizovane. Inými slovami množstvo ušetreného času, klikania a hľadania historických dát.

Einstein Lead Scoring

Einstein Lead Scoring nám môže značne uľahčiť rozhodnutie, ktoré leady prioritizovať a venovať im svoju pozornosť a čas. Využíva princíp “machine learning” a kompletnú automatizáciu celého procesu. Máme tak v rukách skutočne efektívny nástroj.

Aby sme dostali kvalitné výstupy, sú tu dané určité vstupné predpoklady. Napríklad dostatočné množstvo leadov v systéme a to konkrétne takých, ktoré boli v minulosti úspešne konvertované na príležitosti (Oportunity). Ďalej sa odporúča pri zadávaní nových Leadov vyplniť maximálne možné množstvo informácií. Čím úplnejšie informácie máme k dispozícii, tým presnejšie bude vyhodnotenie a výsledné skóre u Leadu – teda spoľahlivejšie podklady pre prioritizáciu Leadu. Po aktivácii Einstein lead Scoring v systéme prebehne analýza dát z histórie a bude zostavený model hodnotenia leadov a to na základe všetkých dostupných polí na Leade vrátane custom polí. Samozrejme môžeme vopred určiť, či budú vyhodnotené všetky Leady z minulosti, alebo len také, ktoré definujeme vlastným filtrom, prípadne obmedzením polí, ktoré budú zohľadnené pri hodnotení. V ďalšej fáze prebehne porovnanie živých Leadov s modelom hodnotenia a vyhodnotenie spoločných znakov a hodnôt v poliach. Výsledkom bude pre každý lead bodové skóre, ktoré bude zobrazené na Leade. Tiež uvidíme také polia, ktorá mali najväčší vplyv na finálne skóre a to ako vplyv pozitívny, tak aj negatívny. Keďže sa v priebehu času objavia nové trendy, každých 10 dní prebehne automaticky nová analýza, prehodnotenie a update jednak modelu pre hodnotenie a tiež výsledných skóre u Leadov.

Process builder

Jednou z podstatných oblastí, v ktorých nám môže veľmi pomôcť kvalitný softvér, je automatizácia činností a procesov, kde je možné takéto správanie rozumne nadefinovať. Salesforce pochopiteľne obsahuje práve takýto nástroj – Process builder, pomocou ktorého možno intuitívne a jednoducho nastaviť automatizáciu procesov podľa nášho uváženia a to bez nutnosti ovládať akýkoľvek programovací či skriptovací jazyk. Všetko prebieha štýlom drag-and-drop.

Každý takýto proces sa skladá z niekoľkých základných komponentov, ktoré treba nadefinovať.

Trigger: tu je určené, kedy sa má proces spustiť. Napríklad určenie konkrétneho objektu a tiež čo sa má s objektom stať, aby bol spustený proces. Takým momentom môže byť napríklad vznik daného objektu v systéme, prípadne jeho editácia. Tento spúšťač procesu je vždy jeden konkrétny moment.

Criteria: v tejto fáze nastavíme, aké musia byť splnené podmienky. Podmienok môžeme nastaviť v podstate ľubovoľné množstvo a na každú podmienku je možné následne nadviazať inú akciu. Prípadne podmieniť jednu finálnu akciu splnením všetkých podmienok.

Actions – ak sú nastavené podmienky vyhodnotené ako splnené, nasleduje samotné prevedenie určenej akcie. Akciou rozumieme napríklad úkony ako vytvorenie záznamu, update existujúceho záznamu, odoslanie mailu, odoslanie postu do chatteru, atď. Akcie môžu byť vykonané jednak ihneď po splnení podmienok, ale tiež je možné určiť presný čas ich prevedenia, napríklad po niekoľkých dňoch, alebo určitý čas pred stanoveným dátumom. Pokiaľ ide o takto naplánované vykonanie akcie, sú podmienky overené ešte v stanovený čas odloženého vykonania akcie, aby sa zabezpečilo, že sú stále splnené.

Mobile

Ak niekto potrebuje mať nonstop prístup do Salesforce, mať možnosť plnohodnotne so systémom pracovať a to nezávisle na tom, kde sa nachádza a aké zariadenie má k dispozícii, sú to práve obchodníci. Potrebujú byť v teréne, v kontakte so zákazníkom, na cestách. Veľakrát len ​​s mobilným telefónom. So Salesforce to však nie je žiadny problém. Vďaka intuitívnej a prehľadnej mobilnej aplikácii môžeme zvládať takmer všetko, čo v kancelárii na desktope.

Hlavné výhody:

• Mobilná aplikácia je zadarmo a je už obsiahnutá vo všetkých licenciách Salesforce.
• Bez nutnosti nastavovania a konfigurácie – aplikáciu môžeme začať používať ihneď po nainštalovaní a pre našu prácu nie je potrebné vykonávať ďalšie zložité nastavovanie.
• Aplikáciu môžeme používať ako na zariadeniach s Androidom, tak so systémom iOS.
• Offline režim – aplikácia má prepracovaný režim offline, takže v prípade výpadku mobilného signálu, či iného problému s pripojením, môžeme pokračovať v práci a po obnovení pripojenia sú dáta automaticky synchronizované do živého systému.
• Bezproblémové nadviazanie mobilnej aplikácie na desktop verziu – vďaka priebežnej synchronizácii dát môžeme bez ťažkostí prejsť z jedného prostredia do druhého a pokračovať v práci bez straty dát či riešenia manuálnej synchronizácie.
• Možnosť customizácie aplikácie – keďže na mobilných zariadeniach máme pre zobrazenie jednotlivých pohľadov menej priestoru vďaka menšiemu displeju, môžeme si prispôsobiť aplikáciu svojim potrebám pomocou ľahko ovládateľného rozhrania a docieliť tak napr. kompaktné zobrazenia, obmedzenie počtu zobrazených polí, definovanie skratiek pre rýchle akcie a veľa ďalších možností pre prispôsobenie si prostredia svojim predstavám.

DocuSign

DocuSign patrí k obľúbeným nástrojom pre elektronické podpisovanie dokumentov a vďaka jeho integrácii do Salesforce môžeme využívať jeho možností pre zjednodušenie a zefektívnenie práce. Najväčší prínos je v správe zmlúv a ďalších dokumentov, ktoré je potrebné podpisovať a schvaľovať. Toto riešenie môžeme využívať nielen v Sales Cloudu, ale aj v Service Cloudu a CPQ.

Ako DocuSign v systéme funguje?

V Salesforce môžeme na ľubovoľnom objekte (Lead, oportunity, atď.) zvoliť odoslanie dokumentu prostredníctvom DocuSign. Tento proces zahŕňa výber správnej ​​šablóny dokumentu na podpis (zmluva, sales order, atď.), Definovať osoby, ktorým bude dokument odoslaný na podpis, alebo ďalšie osoby, ktoré dostanú napr. len kópiu pre informáciu. Po výbere šablóny sa do zvoleného dokumentu automaticky dotiahnu príslušné údaje zo zdrojového objektu a dokument je odoslaný. Tu je podstatné, že dokument na podpis možno odoslať aj niekomu, kto nie je používateľom DocuSign. V notifikačnom maile dostane odkaz na patričný dokument a nasleduje overenie identity, kde môžeme nastaviť rôzne spôsoby, napr. zadanie nejakého údaja pre overenie, že ide o skutočne o správneho adresáta. Následne sa overená osoba dostane k samotnému dokumentu, kde už môže skontrolovať znenie textu, doplniť prípadne požadované údaje a podpísať. Po podpise a potvrdení je dokument automaticky odoslaný späť do Salesforce. Tu dôjde jednak k prepísaniu prípadných doplnených informácií z dokumentu do pôvodného zdrojového objektu (napr. Aktualizácia nejakého poľa na Leade, Oportunite) a tiež k zmene statusu daného objektu (napr. je na Oportunite automaticky nastavený status Close-Won).

Samozrejme máme k dispozícii históriu vývoja dokumentu a je tak ľahko vyhľadateľné, ktorým osobám bol dokument odoslaný, kto podpísal, doplnil údaje, atď. Podobným spôsobom tiež môžeme odoslať „balík“ zmlúv na podpis nadefinovanej skupine ľudí, napr. v prípade updatu podmienok spracovávania osobných údajov. Všetky tieto funkcionality máme k dispozícii nielen na desktope, ale aj v mobile a tablete. Zmluvy tak môžeme uzatvárať priamo v teréne s mobilom v ruke a to iba v pár krokoch.

Je teda zrejmé, že využívaním týchto možností ušetríme značné množstvo času, zefektívnime kompletný proces uzatvárania zmlúv, minimalizujeme mieru chybovosti a v neposlednom rade tiež ušetríme významné množstvo papiera.

Outlook

MS Outlook je jedným z najrozšírenejších nástrojov pre správu e-mailové komunikácie. Nie je teda prekvapivé, že aj tento nástroj je možné bezproblémovo integrovať so Salesforce a využívať tak prepojenie týchto dvoch silných pomocníkov k efektívnejšej práci.

Po prepojení oboch systémov a zobrazení Salesforce panelu priamo v Outlooku, môžeme využívať napríklad tieto možnosti:

• u doručených mailoch sa zobrazí previazanie na objekty v Salesforce ako Account, Contact, Opportunity, Lead, atď.
• so zobrazenými informáciami môžeme pracovať priamo z Outlooku, teda editovať kontakty, pridávať ďalšie informácie, ktoré sa ukladajú priamo do Salesforce
• založiť nové Leady, Oportunity, Tasky a ďalšie objekty priamo v Outlooku a následne s nimi pracovať, napr. meniť statusy

Predstavili sme si tu niektoré  významné nástroje, ktoré môžete využiť v Sales cloude od Salesforce. Ak ich budú mať obchodníci k dispozícii a budú s nimi efektívne pracovať, pocítia nielen zjednodušenie práce, ale zároveň zlepšenie obchodných výsledkov.

Ak by Vás zaujímali ďalšie informácie a podrobnosti o možnostiach Salesforce, informácie o implementácii, prípadne ukážka konkrétnych častí systému, neváhajte nás kontaktovať.

Ak chcete vidieť, ako všetko vyzerá naživo, poďte sa pozrieť na záznam z nášho webináre na túto tému.

Vojtěch Sklaník, CRM Consultant