Ako používať duplicitné pravidlá v Salesforce

Nastavenie duplicitných pravidiel je náročnou úlohou pre všetkých správcov Salesforce. Musíte vedieť, ktoré záznamy vaša spoločnosť považuje za duplicitné a ktoré nie. Salesforce poskytuje niektoré predvolené pravidlá pre duplicitu, ktoré však nemusia spĺňať vaše očakávania. Dôvod je jednoduchý – každá spoločnosť môže na základe rôznych hodnôt polí považovať za duplicitné rôzne zaznamy. Keď nastavíte duplicitné pravidlá správne, už nebudú existovať žiadne duplicity. Ak už duplicity v systéme máte, musíte ich vyčistiť. Na to môžete použiť nástroj na zlučovanie v Salesforce alebo vyskúšať aplikácie z AppExchange..

Duplicitné a Párovacie pravidlá

Ak chcete mať vynikajúce pravidlá pre duplicity, musíte najprv vytvoriť vynikajúce pravidlá párovania.

Pravidlá párovania určujú, ktoré pole sa budú porovnávať a ako sa bude porovnávať. K dispozícii sú možnosti ako presná zhoda alebo podobná zhoda. Po nastavení pravidiel párovania je potrebné určiť duplicitné pravidlá.

Duplicitné pravidlá potrebujú porovnávacie pravidlá, ktoré určujú, kedy a kde sa majú nájsť duplicity. Kombinácia „podobná“ alebo „presná“ zhoda s konkrétnym objektom definovanom v párovacích pravidlách, napríklad Account (účet) alebo Lead (potencionálny kontakt), vytvára duplicitné pravidlá. Po nastavení duplicitných pravidiel máte svojho „anjela strážneho“ pripraveného aktívne chrániť objekty pred vytváraním duplikátov. A ešte jeden krok je nastavenie úrovne ochrany – upozornenie a blokovanie. Upozornenie upozorňuje používateľa, že vytvára duplicity. Blokovanie nedovolí používateľovi vytvoriť duplicitu.

V službe Salesforce nájdete tri predvolené pravidlá párovania – účty, kontakty a potenciálne kontakty. Tieto pravidlá pre duplicity nie sú najlepšie, pretože nepokrývajú všetky scenáre, ktoré môžete potrebovať. Najlepším postupom v tomto prípade je vytvoriť si vlastné duplicitné pravidlá alebo nájsť nejakú aplikáciu tretej strany na AppExchange zadarmo, prípadne si kúpiť.

Teraz sa pozrieme na niektoré kroky prevencie a kroky nápravy pre menej duplicit na objektoch.

Prevencia pred vytváraním duplicít

Účty

Ukážeme si, ako nastaviť duplicitné pravidlá pre účty, kontakty a potenciálne kontakty.

Najprv vytvoríme pravidlo presnej zhody pre účet, ak chceme zabrániť vytvoreniu viacerých účtov s rovnakým názvom.

Potom vytvoríme duplicitné pravidlo pre toto párovacie pravidlo, ako môžete vidieť nižšie. Dôležitým krokom je vybrať možnosť „Blokovať“ v položke Vytvoriť a upraviť akcie, pretože nechceme povoliť vytváranie duplikátov.

Druhou možnosťou je vytvoriť pravidlo „podobného“ párovania pre účet, ak chceme zabrániť vytváraniu potenciálnych duplicít v prípade, že sa názvy účtov mierne líšia.

Vytvorené párovacie pravidlo teraz použijeme v pravidle duplicitného pravidla. Používateľom umožníme vytvárať potenciálne duplikáty, ale predtým používateľa upozorníme, že môže vytvoriť duplicitný účet, a pri úprave záznamu o tom podáme správu.

Potenciálne kontakty a kontakty

Pre vytvorenie pravidiel pre potencionálne kontakty a kontakty sú 4 možnosti, ktoré sú potrebné zabezpečiť pred vytvorením duplikátov. Tu sú možnosti:

• Nový kontakt, ktorý je rovnaký ako existujúci kontakt
• Nový kontakt, ktorý je rovnaký ako existujúci potenciálny kontakt
• Nový potenciálny kontakt, ktorý je rovnaký ako existujúci potenciálny kontakt
• Nový potenciálny kontakt, ktorý je rovnaký ako existujúci kontakt

Kontakt a potenciálny kontakt môžeme určiť podľa rovnakej e-mailovej adresy. V tomto prípade vytvoríme dve párovacie pravidlá – jedno pre kontakty a druhé pre potenciálne kontakty.

A tu sú duplicitné pravidlá k párovacím pravidlám:

Pravidlá porovnávania sú nastavené prísne, takže duplicitné pravidlá môžu mať nastavené akcie na blokovanie, pretože e-mailová adresa je vždy jedinečná. Nezabudnite tiež napísať do poľa upozornenia jedinečnú správu, aby ste vedeli, prečo sa zobrazuje a kde môžete duplicitný záznam nájsť.

Vyčistenie duplicít

Ak už máte v systéme duplicitné záznamy, môžete použiť vstavanú funkciu na zlúčenie potenciálnych duplicitných záznamov. Tu môžete vybrať, ktoré pole z ktorého záznamu chcete mať v konečnom zlúčenom zázname. Je to manuálna práca, ale tento nástroj je užitočný, ak potrebujete zlúčiť len niekoľko záznamov.

V Salesforce si môžete z AppExchange stiahnuť deduplikačné aplikácie, ktoré vám pomôžu spravovať duplicitné záznamy v systéme. Tieto aplikácie dokážu viac, než si dokážete predstaviť.

Ján Petráš, Salesforce Consultant

Zdroje

1. https://trailhead.salesforce.com/content/learn/modules/sales_admin_duplicate_management/sales_admin_duplicate_management_unit_1
2. https://trailhead.salesforce.com/content/learn/modules/sales_admin_duplicate_management/sales_admin_duplicate_management_unit_2
3. https://help.salesforce.com/s/articleView?id=sf.duplicate_rules_standard_rules.htm&type=5
4. https://help.salesforce.com/s/articleView?id=sf.duplicate_rules_create.htm&type=5
5. https://help.salesforce.com/s/articleView?id=sf.duplicate_rules_overview.htm&type=5