Verstehen der Gesamtbetriebskosten von Salesforce für gemeinnützige Organisationen

Wenn Ihre gemeinnützige Organisation die Einführung einer neuen Technologie in Erwägung zieht, ist es wichtig, die richtigen Erwartungen zu setzen. Eine wichtige Überlegung ist das Verständnis der Gesamtinvestition, die erforderlich ist – nicht nur in Bezug auf die Anfangskosten, sondern auch auf die laufenden Ressourcen, die notwendig sind, damit die Technologie effektiv funktioniert. Diese umfassende Bewertung sowohl der direkten als auch der indirekten Kosten wird als „Gesamtbetriebskosten“ (TCO) bezeichnet. Lassen Sie uns näher darauf eingehen, was TCO im Zusammenhang mit Salesforce für gemeinnützige Organisationen bedeutet und wie Sie Ihre Organisation auf eine erfolgreiche Implementierung vorbereiten können.

Salesforce für gemeinnützige Organisationen: Mehr als nur Software

Es ist einfach, sich Salesforce für gemeinnützige Organisationen als eine Software vorzustellen, die lediglich Daten verwaltet, Prozesse unterstützt und die Zusammenarbeit erleichtert. Das ist zwar bis zu einem gewissen Grad richtig, aber Salesforce ist weit mehr als nur eine Anwendung – es ist eine Plattform. Und genau wie das Fundament eines Hauses ist es das, was Sie auf Salesforce aufbauen, was es wirklich leistungsstark macht.

Im Gegensatz zu herkömmlichen Anwendungen, die für bestimmte Aufgaben wie das Veranstaltungsmanagement oder die Koordination von Freiwilligen vorgefertigt sind, ist Salesforce eine flexible Plattform, die es Ihnen ermöglicht, individuelle Lösungen zu erstellen, die auf die besonderen Bedürfnisse Ihrer gemeinnützigen Organisation zugeschnitten sind. Salesforce for Nonprofits enthält zwar viele gebrauchsfertige Anwendungen, aber Sie haben die Freiheit, die Funktionen anzupassen und zu erweitern, wenn sich Ihre Organisation weiterentwickelt.

Diese Anpassung bringt jedoch eine Reihe von Verpflichtungen mit sich. Ihr Unternehmen muss Zeit und Ressourcen investieren, um herauszufinden, was Sie brauchen, um Lösungen zu entwickeln und diese effektiv zu implementieren. Es ist nicht so einfach, einen Schalter umzulegen und zu erwarten, dass Salesforce von Anfang an perfekt funktioniert. Stattdessen können Sie es als einen wachsenden Prozess betrachten, bei dem sich die Plattform mit der Zeit an Ihre Bedürfnisse anpasst.

Zusätzlich zu den maßgeschneiderten Lösungen bietet Salesforce Zugang zu einem riesigen Marktplatz namens AppExchange. Hier finden Sie Anwendungen von Drittanbietern, die sich nahtlos in Salesforce integrieren lassen und Funktionalitäten wie Zahlungsabwicklung, Dokumentenerstellung und Vermögensbewertung hinzufügen. Indem Sie diese Tools nutzen, können Sie ein maßgeschneidertes Ökosystem schaffen, das die Mission Ihrer gemeinnützigen Organisation auf die effektivste Weise unterstützt.

Das Team hinter der Technik

Die Implementierung einer robusten Plattform wie Salesforce für Nonprofit-Organisationen ist keine Aufgabe für eine einzelne Person. Sie erfordert eine Teamleistung, an der verschiedene Ebenen Ihrer Organisation beteiligt sind. Wenn Sie die Implementierung an einen Freiwilligen oder einen Praktikanten delegieren möchten, sollten Sie das noch einmal überdenken. Die erfolgreiche Einführung von Salesforce erfordert das Engagement Ihrer gesamten Organisation, von der Führung bis zu den Mitarbeitern an der Front.

Hier ein Blick auf die wichtigsten Rollen, die für eine erfolgreiche Salesforce-Implementierung besetzt werden müssen:

• Executives: Die Zustimmung der Führungskräfte ist entscheidend. Die Führungskräfte müssen sich für die Vision einsetzen, Ressourcen bereitstellen und die unternehmensweite Akzeptanz sicherstellen. Ihre Unterstützung ist der Schlüssel zur Überwindung von Hindernissen und zur Aufrechterhaltung der Dynamik während des gesamten Projekts.
• Systemadministrator: Der Salesforce-Administrator ist für die tägliche Verwaltung der Plattform verantwortlich. Dazu gehören die Konfiguration von Einstellungen, die Bereitstellung von Benutzersupport, die Aufrechterhaltung der Datenintegrität und die Förderung der Akzeptanz. Bei kleineren Organisationen kann diese Rolle von jemandem übernommen werden, der bereits mehrere Aufgaben wahrnimmt. In größeren gemeinnützigen Organisationen benötigen Sie jedoch möglicherweise einen speziellen Administrator, der über fundiertes Fachwissen verfügt und einen reibungslosen Betrieb gewährleistet.
• Power-User: Dies sind die Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen – z.B. Entwicklung, Programme und Betrieb -, die Salesforce regelmäßig nutzen werden. Sie spielen eine wichtige Rolle bei der Definition von Organisationsprozessen, geben Feedback und setzen sich für die Einführung der Plattform in ihren Teams ein.

Je nach Komplexität Ihres Salesforce-Projekts benötigen Sie möglicherweise zusätzliche Rollen, wie Projektmanager, Datenanalysten oder IT-Spezialisten. Die Beteiligung dieser drei Rollen – Führungskräfte, Administratoren und Power-User – ist jedoch für jede erfolgreiche Implementierung unerlässlich.

Wann Sie die Experten einschalten sollten

Salesforce for Nonprofits ist benutzerfreundlich gestaltet und bietet viele leistungsstarke Funktionen, die sofort verfügbar sind. Doch trotz des intuitiven Designs können die Komplexität der Plattform und die Vielzahl der Anpassungsmöglichkeiten die Implementierung zu einer Herausforderung machen. Aus diesem Grund entscheiden sich viele gemeinnützige Organisationen für eine Partnerschaft mit einem auf Salesforce spezialisierten Beratungsunternehmen.

Beratungspartner verfügen über umfangreiche Erfahrungen bei der Auswahl, Implementierung und Unterstützung von Salesforce-Lösungen. Sie können Ihrem Unternehmen helfen, sich in der Komplexität der Plattform zurechtzufinden, und so sicherstellen, dass Sie das Beste aus Ihrer Investition herausholen. Die Zusammenarbeit mit einem Beratungspartner kann die Chancen auf eine erfolgreiche, langfristige Einführung deutlich erhöhen, so dass sich Ihr Team auf das konzentrieren kann, was Sie am besten können – die Betreuung Ihrer Community.

Salesforce verfügt über ein Netzwerk von zertifizierten Implementierungspartnern, die Erfahrung in der Zusammenarbeit mit gemeinnützigen Organisationen haben. Diese Partner können Sie durch den Einrichtungsprozess führen, die Plattform auf Ihre speziellen Bedürfnisse zuschneiden und kontinuierlichen Support bieten, um sicherzustellen, dass sich Ihre Salesforce-Instanz mit Ihrer Organisation weiterentwickelt.

Budgetierung über die Grundlagen hinaus

Trotz des großzügigen Salesforce-Rabattprogramms „Power of Us License“, das berechtigten gemeinnützigen Organisationen 10 kostenlose Lizenzen der Lightning Enterprise Edition bietet, müssen Sie bei der Budgetplanung für Ihre Salesforce-Implementierung weitere Kosten berücksichtigen.

Hier sind einige Ausgaben, die Sie im Auge behalten sollten:

• Lizenzgebühren: Über die anfänglichen 10 kostenlosen Lizenzen hinaus benötigen Sie möglicherweise zusätzliche Lizenzen, je nach Größe und Bedarf Ihres Unternehmens. Jede Person, die Zugriff auf Salesforce benötigt, benötigt eine eigene Lizenz, und für bestimmte Funktionen sind möglicherweise unterschiedliche Lizenztypen erforderlich.
• Gebühren für Anwendungen von Drittanbietern: Wenn Sie sich dafür entscheiden, Salesforce mit Anwendungen aus AppExchange zu erweitern, müssen Sie mit möglichen Lizenzgebühren für diese Anwendungen rechnen.
• Personalkosten: Ob es um die Schulung vorhandener Mitarbeiter oder die Einstellung eines speziellen Salesforce-Administrators geht, die Personalkosten können sich summieren. Die Investition in die richtigen Mitarbeiter für die Verwaltung und Pflege Ihrer Salesforce-Instanz ist entscheidend für den langfristigen Erfolg.
• Beratungsgebühren: Wenn Sie sich für die Zusammenarbeit mit einem Implementierungspartner entscheiden, werden dessen Dienstleistungen kostenpflichtig sein. Diese Investition zahlt sich jedoch oft durch eine schnellere, effizientere Einrichtung und langfristig bessere Ergebnisse aus.

Gemeinnützige Organisationen verfügen oft nur über begrenzte Ressourcen. Daher ist es wichtig, jedes größere Projekt wie eine Salesforce-Implementierung mit einer klaren Vorstellung von den Gesamtbetriebskosten anzugehen. Wenn Sie vorausschauend planen, die richtigen Teammitglieder einbeziehen und potenzielle Zusatzkosten berücksichtigen, können Sie sicherstellen, dass Ihre Organisation gut aufgestellt ist, um das volle Potenzial von Salesforce for Nonprofits auszuschöpfen. Dieser durchdachte Ansatz wird Ihnen helfen, häufige Fallstricke zu vermeiden und den Weg für eine erfolgreiche Einführung zu ebnen, die Ihre Mission voranbringt.