Jak aktualizovat prodejní jednotku na základě hodnoty „custom“ pole v prodejních dokumentech v SAP C4C? (workflow rules)

Jak aktualizovat prodejní jednotku na základě hodnoty „custom“ pole v prodejních dokumentech v SAP C4C? (workflow rules)

Napsal: Dominik Filip, CX Konzultant

Řekněme, že máte povinné vlastní (custom) pole v opportunies a potřebujete automaticky vybrat konkrétní prodejní jednotku podle hodnoty v tomto poli. Díky tzn. „Workflow rules“ existuje jednoduchý způsob, jak to udělat.

Předpoklad: Vlastní pole je již vytvořeno (Tady najdete postup jak na to).

Postup při nastavování „workflow rule“

1. Jděte do Administrator workcenter – Workflow Rules view – klikněte na New: 
2. Otevře se wizard, který vás v pěti krocích provede nastavením. Nejprve si musíte definovat základní informace o pravidle: název, kontext, načasování. Po vyběre klikněte na Next: 
3. Ve druhém kroku definujte podmínky pro pravidlo – ty si vyberete vlastní pole a hodnotu, kterou chcete použít pro jednotku prodeje. Můžete přidat více než jen jedno pravidlo kliknutím na Add Group a poté vyberte požadované pole ze seznamu a hodnotu podmínky:
   
4. Ve třetím kroku definujete akci, tedy co se má následně v systému udát. Na výběr máte několik typů pravidel: E-maily, upozornění, změny polí. v našem případě, potřebujeme změnit hodnotu pole v prodejní jednotce, takže si vyberte – Field Update a klikněte na Add, abyste si vybrali pole: 
5. V seznamu najděte požadovanou jednotku prodeje klikněte na OK a Next: 

Důležitá poznámka: Při změně dostupných standardních polí, v závislosti na typu dokumentu, je mnoho omezení: např. typ „sales unit“ není k dispozici pro cenové nabídky a objednávky. Doufejme, že se to v budoucnu změní a SAP rozšíří seznam dostupných polí. Do té doby se to dá obejít vytvořením vlastního (custom) pole pro „sales unit“, protože měnit přes workflow důvěrnosti se dají všechny vlastní (custom) pole.

6. V kroku „Review“, si můžete prohlédnout detaily pravidla a můžete jej aktivovat. Aktivace je nutná k tomu, aby jej bylo možné používat. Po aktivaci klikněte na Finish: 
7. V posledním kroku můžete vytvořit nové pravidlo, nebo ukončit to právě vytvořeny. Pro každou hodnotu je nutné vytvořit nové pravidlo, takže pokud potřebujete přidat další hodnotu, opakujte celý proces:
   

Nyní je nastavení pravidla kompletní. Dobrá práce! Pojďme to vyzkoušet. Máme Opportunities s prázdným vlastním polem „KUT test“ a prodejní jednotkou „Sales Unit US“. Vybereme hodnotu pole „KUT test“ jako „X“ a uložíme Opportunities:

Po uložení opportunity se změněným polem „KUT test“ se spustí nastavené „workflow rule“ a změní hodnotu pole Sales Unit na „Sales Unit 01“ (= technický název 2001_01 – použité v nastavení pravidla), takže pravidlo funguje!

Důležitá poznámka: Nezapomeňte, že prvním vyznačovacím pravidlem pro zúčastněné strany je to, že jsou zděděné z předchozího dokumentu, takže pokud vytvoříte obchodní nabídku nebo objednávku z příležitosti, automaticky se na nich určí stejná prodejní jednotka (teoreticky je tedy dalším Workaround vytvoření vlastního pole a workflow pravidla aktualizace prodejních jednotek pro příležitost namísto prodejní objednávky).