Jak šetřit čas a zvyšovat efektivitu obchodníka

Aby byl obchodník efektivní a neztrácel čas zbytečným klikáním v neintuitivním systému, je třeba, aby měl k dispozici takové nástroje, které mu práci maximálně zjednoduší a pokud možno zautomatizují procesy, kde je to jen trochu možné.

V tomto blogu se podíváme na několik vybraných nástrojů a funkcionalit, které jsou k dispozici v Sales Cloudu od Salesforce a významným způsobem mohou zefektivnit činnost obchodníka.

Homepage

Prvním z nástrojů, které pomohou s orientací v systému, je Homepage. Svojí úvodní stránku spatříme ihned po přihlášení do systému a je tedy zřejmé, že pokud si jí správně přizpůsobíme, můžeme si tak usnadnit a zrychlit přístup k informacím, které nás nejvíce zajímají. Možnosti konfigurace Homepage jsou široké a můžeme si v podstatě vytvořit zcela libovolnou úvodní stránku dle svých představ. Ihned po přihlášení pak máme přehled např. o obchodních případech, leadech, oportunitách, zjistíme jaké nás čekají další úkoly, telefonáty, schůzky. Uživatel si může přizpůsobit Homepage dle svého uvážení v přehledném konfiguračním prostředí metodou drag-and-drop, bez nutnosti ovládat programování nebo skriptování. Můžeme jednak upravovat stávající Homepage, nebo vytvořit zcela novou a původní nahradit.

Lead scoring – hodnocení Leadů

Lead scoring je proces, kdy je jednotlivým leadům přiděleno určité bodové skóre v závislosti na tom, jaká je pravděpodobnost, že daný případ bude úspěšně doveden ke konverzi leadu na příležitost (Oportunity) a následně k uzavření obchodu. Pro toto hodnocení můžeme zvolit klasický manuální postup, který obnáší obvykle komplexní analýzu obchodních případů a definování tzv. “buyer persona” – tedy model ideálního zákazníka. Následuje porovnávání vybraných parametrů našich leadů s parametry našeho modelu ideálního zákazníka a jako výstup dostaneme buďto vyšší shodu, tedy větší pravděpodobnost úspěchu v daném případě, nebo naopak menší shodu. Na základě takové analýzy máme podklad pro prioritizaci určitých leadů, kde je největší pravděpodobnost úspěšného uzavření obchodu.

Další možností je takový proces nějakým způsobem automatizovat. Například využít funkcionalitu dostupnou v Sales cloudu od Salesforce, nazvanou Einstein Lead Scoring. V takovém případě totiž postačí tuto funkcionalitu aktivovat a počkat, až systém provede analýzu za nás a zobrazí nám pouze finální hodnocení leadů. Tedy žádné manuální vytváření pravidel pro hodnocení, žádné vytváření modelu “buyer persona”. Vše proběhne automatizovaně. Jinými slovy spousta ušetřeného času, klikání a hledání historických dat.

Einstein Lead Scoring

Einstein Lead Scoring nám může značně usnadnit rozhodnutí, které leady prioritizovat a věnovat jim svoji pozornost a čas. Využívá princip “machine learning” a kompletní automatizaci celého procesu. Máme tak v rukou skutečně efektivní nástroj.

Abychom dostali kvalitní výstupy, jsou zde dané určité vstupní předpoklady. Například dostatečné množství leadů v systému a to konkrétně takových, které byly v minulosti úspěšně konvertovány na příležitosti (Oportunity). Dále se doporučuje při zadávání nových leadů vyplnit maximální možné množství informací. Čím úplnější informace máme k dispozici, tím přesnější bude vyhodnocení a výsledné skóre u leadů – tedy spolehlivější podklady pro prioritizaci leadů. Po aktivaci Einstein lead Scoring v systému proběhne analýza dat z historie a bude sestaven model hodnocení leadů a to na základě všech dostupných polí na leadech včetně custom polí. Samozřejmě můžeme předem určit, zda budou vyhodnoceny všechny leady z minulosti, nebo pouze takové, které definujeme vlastním filtrem, případně omezením polí, které budou zohledněny při hodnocení. V další fázi proběhne porovnání živých leadů s modelem hodnocení a vyhodnocení společných znaků a hodnot v polích. Výsledkem bude pro každý lead bodové skóre, které bude zobrazeno na leadu. Také uvidíme taková pole, která měla největší vliv na finální skóre a to jak vliv pozitivní, tak negativní.

Jelikož se v průběhu času objevit nové trendy, každých 10 dní proběhne automaticky nová analýza, přehodnocení a update jednak modelu pro hodnocení a také výsledných skóre u leadů.

Process builder

Jednou z podstatných oblastí, ve kterých nám může značně pomoci kvalitní software, je automatizace činností a procesů, kde je možné takové chování rozumně nadefinovat. Salesforce pochopitelně obsahuje právě takový nástroj – Process builder, pomocí kterého lze intuitivně a jednoduše nastavit automatizaci procesů dle našeho uvážení a to bez nutnosti ovládat jakýkoliv programovací či skriptovací jazyk. Vše probíhá stylem drag-and-drop.

Každý takový proces se skládá z několika základních komponent, které je třeba nadefinovat.

Trigger: zde je určeno, kdy se má proces spustit. Například určení konkrétního objektu a také co se má s objektem stát, aby byl spuštěn proces. Takovým momentem může být například vznik daného objektu v systému, případně jeho editace. Tento spouštěč procesu je vždy jeden konkrétní moment.

Criteria: v této fázi nastavíme, jaké musí být splněny podmínky. Podmínek můžeme nastavit v podstatě libovolné množství a na každou podmínku lze následně navázat jinou akci. Případně podmínit jednu finální akci splněním všech podmínek.

Actions –  pokud jsou nastavené podmínky vyhodnoceny jako splněné, následuje samotné provedení určené akce. Akcí rozumíme například úkony jako vytvoření záznamu, update stávajícího záznamu, odeslání mailu, odeslání postu do Chatteru, atd. Akcíe mohou být provedeny jednak ihned po splnění podmínek, ale také je možné určit přesný čas jejich provedení, například po několika dnech, nebo určitý čas před stanoveným datumem. Pokud jde o takto naplánované provedení akce, jsou podmínky ověřeny ještě ve stanovený čas odloženého provedení akce, aby bylo zajištěno, že jsou stále splněny.

Mobile

Pokud někdo potřebuje mít nonstop přístup do Salesforce, mít možnost plnohodnotně se systémem pracovat  a to nezávisle na tom, kde se nachází a jaké zařízení má zrovna k dispozici, jsou to právě obchodníci. Potřebují být v terénu, v kontaktu se zákazníkem, na cestách. Mnohdy pouze s mobilním telefonem. Se Salesforce to ovšem není žádný problém. Díky intuitivní a přehledné mobilní aplikaci můžeme zvládat téměř vše, co v kanceláři na desktopu.

Hlavní výhody:

• Mobilní aplikace je zdarma a je již obsažena ve všech licencích Salesforce.
• Bez nutnosti nastavování a konfigurace – aplikaci můžeme začít používat ihned po nainstalování a pro naši práci není nutné provádět další složité nastavování.
• Aplikaci můžeme používat jak na zařízeních s Androidem, tak se systémem iOS.
• Offline režim – aplikace má propracovaný offline režim, takže v případě výpadku mobilního signálu, či jiného problému s připojením, můžeme pokračovat v práci a po obnovení připojení jsou data automaticky synchronizována do živého systému.
• Bezproblémové navázání mobilní aplikace na desktop verzi – díky průběžné synchronizaci dat můžeme bez obtíží přejít z jednoho prostředí do druhého a pokračovat v práci bez ztráty dat či řešení manuální synchronizace.
• Možnost customizace aplikace – jelikož na mobilních zařízeních máme pro zobrazení jednotlivých pohledů méně prostoru díky menšímu displeji, můžeme si přizpůsobit aplikaci svým potřebám pomocí snadno ovladatelného rozhraní a docílit tak např. kompaktních zobrazení, omezení počtu zobrazených polí, definování zkratek pro rychlé akce a řadu dalších možností pro přizpůsobení si prostředí dle svých představ.

DocuSign

DocuSign patří k oblíbeným nástrojům pro elektronické podepisování dokumentů a díky jeho integraci do Salesforce můžeme využívat jeho možností pro zjednodušení a zefektivnění práce. Největší přínos je ve správně smluv a dalších dokumentů, které je třeba podepisovat a schvalovat. Toto řešení můžeme využívat nejen v Sales Cloudu, ale také v Service Cloudu a CPQ.

Jak DocuSign v systému funguje?

V Salesforce můžeme na libovolném objektu (Lead, Oportunita, atd.) zvolit odeslání dokumentu prostřednictvím DocuSign. Tento proces zahrnuje výběr patřičné šablony dokumentu k podpisu (smlouva, sales order, atd.), definovat osoby, kterým bude dokument odeslán k podpisu, nebo další osoby, které dostanou např. pouze kopii pro informaci. Po výběru šablony se do zvoleného dokumentu automaticky dotáhnou příslušné údaje ze zdrojového objektu a dokument je odeslán. Zde je podstatné, že dokument k podpisu lze odeslat i někomu, kdo není uživatelem DocuSign. V notifikačním mailu dostane odkaz na patřičný dokument a následuje ověření identity, kde můžeme nastavit různé způsoby, např. zadání nějakého údaje pro ověření, že jde o skutečně o správného adresáta. Následně se ověřená osoba dostane k samotnému dokumentu, kde již může zkontrolovat znění textu, doplnit případně požadované údaje a podepsat. Po podpisu a potvrzení je dokument automaticky odeslán zpět do Salesforce. Zde dojde jednak k propsání případných doplněných informací z dokumentu na původní zdrojový objekt (např. aktualizace nějakého pole na Leadu, Oportunitě) a také ke změně statusu daného objektu (např. je na Oportunitě automaticky nastaven status Close-Won).

Samozřejmě máme k dispozici historii vývoje dokumentu a je tak snadno dohledatelné, kterým osobám byl dokument odeslán, kdo podepsal, doplnil údaje, atd. Podobným způsobem také můžeme odeslat “balík” smluv k podpisům nadefinované skupině lidí, např. v případě update podmínek zpracovávání osobních údajů. Všechny tyto funkcionality máme k dispozici nejen na desktopu, ale také v mobilu a tabletu. Smlouvy tak můžeme uzavírat přímo v terénu s mobilem v ruce a to v pouhých pár krocích.

Je tedy zřejmé, že využíváním těchto možností ušetříme značné množství času, zefektivníme kompletní proces uzavírání smluv, minimalizujeme míru chybovosti a v neposlední řadě také ušetříme významné množství papíru.

Outlook

MS Outlook je jedním z nejrozšířenějších nástrojů pro správu e-mailové komunikace. Není tedy překvapivé, že i tento nástroj lze bezproblémově integrovat se Salesforce a využívat tak propojení těchto dvou silných pomocníků k efektivnější práci.

Po propojení obou systému a zobrazení Salesforce panelu přímo v Outlooku, můžeme využívat například tyto možnosti:

• u doručených mailů se zobrazí převázaní na objekty v Salesforce jako Account, Contact, Opportunity, Lead, atd.
• se zobrazenými informacemi můžeme pracovat přímo z Outlooku, tedy editovat kontakty, přidávat další informace, které se ukládají přímo do Salesforce
• založit nové Leady, Oportunity, Tasky a další objekty přímo v Outlooku a následně s nimi pracovat, např. měnit statusy

Představili jsme si zde některé z významných nástrojů, které můžete využít v Sales cloudu od Salesforce. Pokud je budou mít obchodníci k dispozici a budou s nimi efektivně pracovat, pocítí nejen zjednodušení práce, ale zároveň zlepšení obchodních výsledků.

Pokud by Vás zajímaly další informace a podrobnosti o možnostech Salesforce, informace o implementaci, případně ukázka konkrétních částí systému, neváhejte nás kontaktovat.

Pokud chcete vidět, jak vše vypadá naživo, pojďte se podívat na záznam z našeho webináře na toto téma.

Vojtěch Sklaník, CRM Consultant