Jak používat duplicitní pravidla v Salesforce

Nastavení duplicitních pravidel je náročným úkolem pro všechny administrátory Salesforce. Musíte vědět, které záznamy vaše společnost považuje za duplicitní záznamy, a které ne. Salesforce poskytuje k použití některá výchozí duplicitní pravidla, která však nemusí splňovat vaše očekávání. Důvod je jednoduchý – každá společnost může na základě různých hodnot polí považovat za duplicitní různé záznamy. Když nastavíte duplicitní pravidla správně, již nebudou existovat žádné duplicity. Pokud již duplicity v systému máte, musíte je vyčistit. K tomu můžete použít nástroj pro slučování v Salesforce nebo vyzkoušet aplikace z AppExchange.

Duplicitní a Párovací pravidla

Chcete-li mít vynikající pravidla pro duplicity, musíte nejprve vytvořit vynikající pravidla pro párování.

Párovací pravidla určují, které pole se bude porovnávat a jak se bude porovnávat. K dispozici jsou možnosti jako přesná shoda nebo podobná shoda. Po nastavení párovacích pravidel je třeba určit duplicitní pravidla.

Duplicitní pravidla potřebují srovnávací pravidla, která určují, kdy a kde se mají najít duplicity. Kombinace „podobná“ nebo „přesná“ shoda s konkrétním objektem definovaným v párovacích pravidlech, například Account (účet) nebo Lead (potencionální kontakt), vytváří duplicitní pravidla. Po nastavení duplicitních pravidel máte svého „anděla strážného“ připraveného aktivně chránit objekty před vytvářením duplikátů. A ještě jeden krok je nastavení úrovně ochrany – upozornění a blokování. Upozornění upozorňuje uživatele, že vytváří duplicity. Blokování nedovolí uživateli vytvořit duplicitu.

V Salesforce naleznete tři předvolená párovací pravidla – účty, kontakty a potenciální kontakty. Tato pravidla pro duplicity nejsou nejlepší, protože nepokrývají všechny scénáře, které můžete potřebovat. Nejlepším postupem v tomto případě je vytvořit si vlastní duplicitní pravidla nebo najít nějakou aplikaci třetí strany na AppExchange zdarma, případně si koupit.

Nyní se podíváme na některé kroky prevence a kroky nápravy pro méně duplicit na objektech.

Prevence před vytvářením duplicit

Účty

Ukážeme si, jak nastavit duplicitní pravidla pro účty, kontakty a potencionální kontakty.

Nejprve vytvoříme pravidlo přesné shody pro účet, chceme-li zabránit vytvoření více účtů se stejným názvem.

Potom vytvoříme duplicitní pravidlo pro toto párovací pravidlo, jak můžete vidět níže. Důležitým krokem je vybrat možnost „Blokovat“ v položce Vytvořit a upravit akce, protože nechceme povolit vytváření duplikátů.

Druhou možností je vytvořit pravidlo „podobného“ párování pro účet, chceme-li zabránit vytváření potenciálních duplicit v případě, že se názvy účtů mírně liší.

Vytvořené párovací pravidlo nyní použijeme v pravidle duplicitního pravidla. Uživatelům umožníme vytvářet potenciální duplikáty, ale dříve uživatele upozorníme, že může vytvořit duplicitní účet, a při úpravě záznamu o tom podáme zprávu.

Potenciální kontakty a kontakty

Pro vytvoření pravidel pro potencionální kontakty a kontakty jsou 4 možnosti, které je třeba zajistit před vytvořením duplikátů. Zde jsou možnosti:

• Nový kontakt, který je stejný jako stávající kontakt
• Nový kontakt, který je stejný jako existující potencionální kontakt
• Nový potencionální kontakt, který je stejný jako stávající potencionální kontakt
• Nový potencionální kontakt, který je stejný jako stávající kontakt

Kontakt a potencionální kontakt můžeme určit podle stejné e-mailové adresy. Pro tento případ vytvoříme dvě párovací pravidla – jedno pro kontakty a druhé pro potencionální kontakty.

A tady jsou duplicitní pravidla k párovacím pravidlům:

Srovnávací ravidla jsou nastavena přísně, takže duplicitní pravidla mohou mít akce nastavené na blokování, protože e-mailová adresa je vždy jedinečná. Nezapomeňte také napsat do pole upozornění jedinečnou zprávu, abyste věděli, proč se zobrazuje a kde můžete duplicitní záznam najít.

Vyčištění duplicit

Pokud již máte v systému duplicitní záznamy, můžete použít vestavěnou funkci ke sloučení potenciálních duplicitních záznamů. Zde můžete vybrat, které pole ze kterého záznamu chcete mít v konečném sloučeném záznamu. Je to manuální práce, ale tento nástroj je užitečný, když potřebujete sloučit jen několik záznamů.

V Salesforce si můžete z AppExchange stáhnout deduplikační aplikace, které vám pomohou spravovat duplicitní záznamy v systému. Tyto aplikace dokáží víc, než si dokážete představit.

Ján Petráš, Salesforce Consultant

Zdroje

1. https://trailhead.salesforce.com/content/learn/modules/sales_admin_duplicate_management/sales_admin_duplicate_management_unit_1
2. https://trailhead.salesforce.com/content/learn/modules/sales_admin_duplicate_management/sales_admin_duplicate_management_unit_2
3. https://help.salesforce.com/s/articleView?id=sf.duplicate_rules_standard_rules.htm&type=5
4. https://help.salesforce.com/s/articleView?id=sf.duplicate_rules_create.htm&type=5
5. https://help.salesforce.com/s/articleView?id=sf.duplicate_rules_overview.htm&type=5