Centralizace dat, správa dat a výhody jedné platformy

Digitální transformace je pojem, který používá velké množství lidí ať už ze soukromého nebo veřejného sektoru. Většina firem a institucí ji donedávna nepovažovala za prioritu. Globální pandemie byla impulsem, který nám všem ukázal, jak důležitá je online přítomnost. O významu digitální transformace si můžete přečíst v našem předchozím blogu [1].

Ačkoli je digitální transformace široké téma, v tomto blogu se zaměřím spíše na její podtémata – centralizaci dat, správu dat a výhody jedné platformy, které mají významný dopad na naše podniky a jejich možnosti.

Centralizace dat

Mít data na několika místech ztěžuje týmům zodpovídání i těch nejjednodušších otázek. Současně mohou odlišná nebo neúplná data ochromit inovace a brzdit firmu v tom, aby byla na špičce ve svém oboru [2]. Na druhou stranu centralizovaná data napříč vaší společností mohou zajistit, že každý tým najde spolehlivá a konzistentní data, což pomáhá zvýšit produktivitu, optimalizovat spolupráci a zlepšit možnosti rozhodování. Centralizace také umožňuje zaměstnancům efektivněji pracovat s produkcí dat a mít více příležitostí k jejich analýze [3].

Centralizace dat eliminuje datová sila tím, že shromažďuje všechny informace na jednom dostupném místě. Existence jednoho místa zkracuje čas potřebný ke shromažďování dat, porovnávání více zdrojů a zároveň eliminuje možnost existence protichůdných informací [3]. Správa a dohled nad daty jsou důležité pro zajištění odpovědnosti, řízení přístupu a optimalizaci zabezpečení. Dohled může posílit zabezpečení proti kybernetickým útokům, odcizení dat a možným interním problémům zavedením zásad ukládání, archivace a zálohování. Kromě toho transparentnost a efektivita práce napomáhá růstu podniku [4].

Správa dat

Správa dat je průběžný proces shromažďování, organizování, zabezpečení a ukládání podnikových dat, která lze využít pro různá obchodní rozhodnutí. Řešení pro správu dat se stávají nezbytnými pro orientaci v obrovském množství dat, která jsou vytvářena a využívána podniky v rostoucím tempu [5].

Díky efektivní správě dat mohou lidé ve firmě najít spolehlivá data pro své dotazy a získat k nim přístup. Výhody efektivního procesu správy dat spočívají v přehlednosti, spolehlivosti, škálovatelnosti a bezpečnosti [5].

Viditelnost firemních dat lze zvýšit vhodnou správou dat, která pomáhá zaměstnancům rychle najít správná data. Umožňuje také organizaci být produktivnější a strukturovanější, přičemž lidé mohou data najít a vynaložit maximální úsilí [5].

Spolehlivost správy dat minimalizuje potenciální problémy nastavením procesů a zásad, a zároveň podněcuje důvěru v data pro jejich využití při rozhodování společnosti. Spolehlivá a aktuální data pomáhají společnostem efektivněji reagovat na potřeby zákazníků a změny na trhu [5].

Pomocí správy dat lze dosáhnout efektivního škálování událostí spojených s daty a jejich používáním pomocí opakovatelných procesů, které vedou k tomu, že data a metadata jsou aktuální. Snadné a opakovatelné procesy pomáhají společnosti minimalizovat náklady na duplicitu (tj. stejný výzkum nebo opakované provádění dotazů) [5].

Správa dat zvyšuje bezpečnost vaší společnosti proti ztrátě, krádeži a narušení dat. Silné zabezpečení dat je důležité pro to, aby bylo možné získat zálohu v případě nedostupnosti hlavního zdroje. Zabezpečení je ještě důležitější, pokud vaše společnost uchovává jakékoli osobní údaje, které vyžadují zvláštní správu, aby byly v souladu se zákony a předpisy [5].

Jedna platforma a její výhody

Mít řešení na jedné platformě je krok již dříve zmíněným směrem – mít data centralizovaná a mít nástroje pro správnou správu dat. Existuje mnoho možností, z nichž si můžete vybrat, často jsou nabízeny v modelu založeném na předplatném a lze je snadno upgradovat nebo downgradovat.

Ve většině scénářů převažují (u většiny společností) výhody plynoucí z existence platformy „vše v jednom“ nad negativy. Tyto platformy nabízejí více funkcí a možností v rámci integrovaného balíčku. Oproti specializovaným systémům, které často nabízejí pouze konkrétní funkce, poskytují platformy typu „vše v jednom“ celý balíček s konsolidovanými technologickými zkušenostmi [6].

Centralizovaná platforma má pouze jedno přihlášení a využívá jediný zdroj dat. To zvyšuje bezpečnost, pomáhá při vytváření zpráv, používání, sdílení dat a umožňuje vedení společnosti mít celkovou kontrolu nad daty [7].

Jednou z nejdůležitějších výhod je mít centralizovaný cloudový server, který umožňuje shromažďovat, přijímat a analyzovat data v jednotném zdroji. Eliminace nutnosti přepínat mezi programy, servery atd. vám ušetří řadu bolestí hlavy a také zvýší bezpečnost a rychlost práce [7].

Další výhodou přístupu platformy „vše v jednom“ je sjednocení všech, kdo s ní pracují. Všichni mají k dispozici stejná základní data, na kterých mohou spolupracovat, což pomáhá při práci v různých kancelářích nebo odděleních [8].

Co nelze přehlédnout, jsou snížené náklady a zvýšené příjmy, které lze zajistit díky jednotné platformě a vyšší efektivitě. Můžete bezpečně ušetřit peníze tím, že nebudete potřebovat více předplatných od různých dodavatelů [7]. Společnosti mohou také snížit náklady tím, že místo nového systému pro jeho specifické použití implementují moduly platformy [6].

Při růstu podniku existuje možnost, že by nepropojený systém mohl bránit schopnosti spravovat takové množství dat. Ucelený pohled jedné platformy vám pomůže snadněji integrovat nové procesy a reagovat na předvídané i nepředvídané změny [7]. Není třeba přibírat další správce a školit je na různé softwary [8]. Konzistentní architektura pomáhá IT specialistům mít přehled o potřebných změnách. Stejně tak se zaměstnancům snáze přepínají činnosti a učí nové funkce v rámci jedné platformy, protože je založena na známém uživatelském rozhraní [6].

I když se vám snažím ukázat výhody centralizovaných, dobře spravovaných dat v rámci jedné platformy, vše záleží na vašem rozhodnutí a na tom, co vaše společnost potřebuje. Změna bude dobrá, pokud k ní bude důvod, nedoporučuji změnu pro změnu. Pokud stále nejste rozhodnuti, zkuste si udělat širší obrázek a nebojte se produkty vyzkoušet a otestovat – řada z nich má zkušební verze zdarma.

Zdroje:

Vojtech Landa, CRM Consultant

Blog

17. srpna 2022

Centralizace dat, správa dat a výhody jedné platformy